2025年度企业所得税汇算清缴工作已进入收尾阶段，纳税调整、报表填报等核心环节已完成，接下来一起来关注一下税前扣除凭证及相关资料留存备查这一关键基础工作。

实务中，不少企业因凭证缺失、资料不全或保管不合规，在税务核查时面临支出不得扣除、纳税调增、补缴税款甚至加收滞纳金的问题。依据国家税务总局公告2018年第28号（《企业所得税税前扣除凭证管理办法》，以下简称“28号公告”），结合政策要求，本文从留存备查核心政策、必备资料清单、规范留存方式及保管时长四大维度，系统梳理实操要点，帮助企业筑牢税前扣除凭证管理防线，从容应对涉税核查。

一、留存备查核心政策：明确法定要求，划清责任边界

税前扣除凭证是企业计算应纳税所得额时，证明支出真实、合法、关联的核心依据，而留存备查资料则是证实凭证真实性、支撑业务合理性的关键补充，两者缺一不可。28号公告对留存备查作出了明确且刚性的规定，为企业实务操作提供了根本遵循。

（一）法定留存义务

28号公告第七条明确规定：企业应将与税前扣除凭证相关的资料，包括合同协议、支出依据、付款凭证等留存备查，以证实税前扣除凭证的真实性。这一规定确立了企业留存备查资料的法定义务，并非可自主选择的事项，而是税前扣除的前置条件与核心保障。

（二）凭证管理三大原则

税前扣除凭证及留存备查资料的管理，必须严格遵循真实性、合法性、关联性三大原则。真实性要求资料反映的经济业务真实发生，支出实际支付；合法性要求资料形式、来源符合法律法规规定，发票等外部凭证合规有效；关联性要求资料与对应支出直接相关，能够形成完整证据链，清晰还原业务全貌。

（三）凭证取得时限要求

企业需在当年度汇算清缴期结束前取得合规税前扣除凭证。若汇算清缴结束前仍未取得，对应支出不得税前扣除，需做纳税调增；后续在法定追补期内（自支出发生年度次年起5年内）取得合规凭证的，可追补至支出发生年度扣除，逾期则永久丧失扣除资格。留存备查资料需与凭证同步收集、整理，避免事后补制导致资料缺失或失真。

二、税前扣除留存备查必备资料清单

结合28号公告及实务高频场景，留存备查资料分为核心必备资料与分场景专项资料两类，覆盖企业日常经营、资产购置、费用列支、优惠享受等全环节，确保每一笔税前扣除都有完整证据链支撑。

（一）核心必备资料（所有支出通用，缺一不可）

合同/协议原件或复印件：明确业务内容、金额、权责、履约方式等核心条款，是证明业务真实发生的基础依据，需加盖双方公章或合同专用章，关键条款清晰无涂改。

税前扣除凭证（外部/内部）：外部凭证包括合规发票（纸质/电子）、财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等；内部凭证包括工资表、出库单、入库单、费用分摊表、自制原始凭证等，需要素齐全、填制规范。

付款凭证：银行转账回单、网银支付记录、承兑汇票复印件等非现金支付凭证，需与凭证金额、合同金额一致，杜绝现金支付无留存的情况；小额零星支出（单次1000元以下）留存收款凭证（注明姓名、身份证号、支出项目、金额）及内部凭证。

业务履约佐证资料：货物类支出留存物流单、验收单、入库单、出库单；服务类支出留存服务成果报告、验收确认单、现场照片、会议纪要；劳务类支出留存考勤表、劳务清单、工作量确认单。

会计核算及内控资料：记账凭证、账簿记录、费用审批单、报销单据、内部审批流程文件等，确保支出经合规内控审批，核算记录与凭证、合同一致。

（二）分场景专项留存资料

资产购置类（固定资产、无形资产、存货）：除核心资料外，需留存设备验收报告、资产清单、折旧/摊销计算表、资产权属证明（房产证、专利证书等）；固定资产加速折旧或一次性扣除，额外留存优惠政策适用说明、资产用途证明。

费用列支类（业务招待费、差旅费、广告费）：业务招待费留存招待申请单、消费清单、签到表；差旅费留存行程单、机票/车票、住宿清单；广告费留存广告投放合同、发布截图/影像资料、宣传方案。

资产损失类（坏账、存货报废、固定资产毁损）：留存损失专项说明、内部审批文件、盘点表、第三方鉴定报告、法院裁定文书、工商注销证明（对方失联/注销）等，证明损失实际发生且合理。

税收优惠类（研发费用加计扣除、小微企业减免）：研发费用留存立项文件、研发人员考勤、费用分摊表、研发辅助账；小微企业减免留存从业人数、资产总额计算表、经营情况说明。

特殊业务类（关联交易、分割单扣除）：关联交易留存关联关系证明、交易定价依据、分摊协议；分割单扣除留存分割单原件、总合同、总付款凭证、费用分摊明细。

三、规范留存方式：全流程管控，确保资料完整可追溯

留存备查资料的核心价值在于可核查、可追溯、可验证，若留存方式不规范，即便资料齐全，也可能因无法核对而不被认可。企业需建立“业务同步收集、分类整理归档、电子纸质并行、专人负责保管”的全流程留存机制。

（一）业务发生同步收集，杜绝事后补漏

资料收集需与业务发生同步推进，业务部门在签订合同、支付款项、验收货物/服务时，同步收集相关资料并提交财务部门，避免业务结束后资料散落、遗失或补制失真。例如，采购货物时，同步收集合同、发票、物流单、验收单；支付劳务费时，同步收集劳务合同、考勤表、付款凭证，做到“一笔业务、一套资料、一次归集”。

（二）分类整理归档，建立清晰索引

财务部门收到资料后，按年度-业务类型-凭证编号分类整理，装订成册并编制索引目录。年度维度区分不同纳税年度，避免跨年度资料混淆；业务类型维度分为资产购置、费用列支、收入确认、优惠享受等；凭证编号维度与记账凭证编号一一对应，确保核查时可快速定位对应资料。电子资料与纸质资料分类归档，命名规则统一，便于检索核对。

（三）电子纸质并行留存，双重保障安全

实务中建议采用纸质原件+电子扫描件双重留存模式。纸质资料需用专用档案盒存放，封面标注年度、业务类型、起止日期，存放于防潮、防火、防盗的专用档案柜；电子资料需扫描为PDF格式，清晰完整，建立电子档案库，备份至本地硬盘与云端（加密存储），防止电子资料丢失或损坏。电子资料需与纸质资料内容完全一致，杜绝篡改、遗漏。

（四）专人负责保管，明确交接责任

指定专人负责留存备查资料的日常保管、整理、归档与借阅登记工作，建立资料借阅台账，记录借阅人、借阅日期、用途、归还日期，避免资料外借遗失。保管人员离职时，需办理完整交接手续，编制交接清单，由交接双方、监交人签字确认，确保资料保管连续性，杜绝因人员变动导致资料流失。

四、法定保管时长：10年为底线，逾期不得擅自销毁

留存备查资料的保管时长有明确法定要求，企业必须严格遵守，在法定保管期内不得擅自销毁、丢弃或篡改资料，否则将面临行政处罚及涉税风险。

（一）核心保管期限：10年

依据《税收征收管理法实施细则》第二十九条相关规定，账簿、记账凭证、发票以及其他有关涉税资料应当保存10年。税前扣除凭证及相关留存备查资料作为核心涉税资料，法定保管期限同样为10年，自企业汇算清缴期结束之日起计算。

（二）特殊情况顺延

若企业在资料保管期内发生税务稽查、纳税评估、行政复议或诉讼等涉税事项，相关资料保管期限自动顺延，直至涉税事项办结为止，确保核查过程中资料完整可用。

（三）逾期销毁要求

保管期满后，企业需按档案管理规定统一销毁留存备查资料，销毁前编制销毁清单，注明资料名称、年度、数量，由专人监销并签字确认，严禁私自销毁或变卖，避免资料泄露或被滥用。

五、汇算清缴实操提醒：凭证留存与纳税调整联动

税前扣除凭证留存备查与汇算清缴纳税调整紧密联动，凭证合规、资料齐全是税前扣除的前提，直接影响纳税调整金额。汇算清缴时，企业需先全面梳理留存备查资料，核查凭证合规性、资料完整性：无合规凭证或资料不全的支出，直接做纳税调增；凭证合规、资料完整的支出，按政策规定扣除，无需调增。

税前扣除凭证及留存备查资料管理，是企业财税合规的“基本功”，也是规避涉税风险的“护身符”。28号公告的各项规定，既是约束也是指引，企业唯有严格落实政策要求，规范资料收集、整理、归档、保管全流程，才能确保每一笔税前扣除合法合规，在汇算清缴中精准处理纳税调整，从容应对税务核查，实现企业财税管理的规范化、合规化。

特别说明：

我国财税政策具有地域性、时效性，各地关于税前扣除凭证扣除细则、票据管理、执行标准可能有所差异。企业实操需结合自身经营与属地规定，咨询当地税务机关及专业人士，保障操作合规。